契約更新の半年前から、
案内と対応状況を自動でつなぐ。

契約満了日を起点に、
案内を始める。

対象者の契約終了日を参照し、半年前に更新案内を配信します。会社や契約条件によって送信元、署名、本文を切り替え、メールとマイページから回答フォームへ誘導します。

担当者が毎月対象者を抽出して送る運用では、確認漏れや時期のばらつきが生まれます。基準日と条件をシステムに持たせることで、対象者の増減に左右されにくい運用になります。

「更新する・しない・未回答」で、
次の仕事を変える。

回答を集めるだけではなく、更新する場合は更新管理へ、更新しない場合は退去手続きへ、未回答の場合はステップ配信へ進めます。担当者が対応した場合は、Salesforceに入力した情報をキーに再案内を停止できるようにしました。

送った事実を、
担当者が探さなくてよい状態へ。

配信した内容はSalesforceの商談履歴に記録します。電話対応が発生しても、いつ何を案内し、顧客がどう回答したかを同じ画面で確認できます。自動処理と人の対応を別々の記録にしないことが、問い合わせ品質を支えます。

自動化しても、
担当者の判断は奪わない。

更新費用の算出、例外的な契約条件、個別交渉などは人が確認します。SQairは、定型処理を自動化しながら、どこから人が責任を持つかを明確にします。全部を自動にするのではなく、担当者が重要な判断へ時間を使える状態がゴールです。